出境組團(tuán)計調(diào)操作流程

一、接聽咨詢電話

   出境計調(diào)的操作是從接聽電話開始的。一是接聽本社服務(wù)網(wǎng)點打來的咨詢電話，二是接聽本地游客打來的咨詢電話，三是接聽同業(yè)旅行社打來的咨詢電話。

   出境計調(diào)接到這些咨詢電話時，首先要問清楚客人要去哪幾個地區(qū)或國家。記錄好他們的具體要求。

二、確定產(chǎn)品和報價

 （一）確定旅游產(chǎn)品

 

   每個旅行社都有很多已經(jīng)向市場公開推出的已經(jīng)成型的出境旅游產(chǎn)品，在接受散客、代理旅行社、在線平臺咨詢時，出境計調(diào)一般都是直接向他們推薦本社已經(jīng)設(shè)計好的旅行社產(chǎn)品，向他們推薦每個產(chǎn)品的亮點，報價及價格構(gòu)成等等。讓他們在眾多出境旅游產(chǎn)品中選擇自己滿意的旅游產(chǎn)品。

   2、獨立成團(tuán)游客

 

   如果是獨立成團(tuán)，出境計調(diào)可以先推薦本社現(xiàn)有出境旅游產(chǎn)品。如果對現(xiàn)有出境旅游產(chǎn)品滿意就不需要重新設(shè)計了。如果不滿意，出境計調(diào)就必須根據(jù)游客的要求重新設(shè)計出境旅游產(chǎn)品。經(jīng)過雙方多次協(xié)商、修改、設(shè)計出游客滿意的旅游產(chǎn)品。

 （二）進(jìn)行合理報價

 

   3、向各服務(wù)網(wǎng)點和同業(yè)旅行社報價

三、簽訂出境旅游前期服務(wù)合同

   游客確認(rèn)了行程和報價之后，不能馬上簽正式的出境旅游合同，因為不能保證游客簽證全部成功。如歐洲國家簽證有時就不能成功，游客出了簽證費，而不能出去旅游。為了規(guī)避簽了正式合同而又不能出行的一些風(fēng)險，在辦理簽證前就與游客先簽訂一份出境旅游前期服務(wù)合同。

四、編制團(tuán)號

五、預(yù)報計劃、預(yù)定機(jī)位

   預(yù)報計劃的內(nèi)容應(yīng)該包括團(tuán)號、旅游團(tuán)的準(zhǔn)確人數(shù)、團(tuán)隊抵離時間及交通工具，行程，食宿標(biāo)準(zhǔn)以及其他要求等。

   一般團(tuán)隊大交通機(jī)票是往返程一起預(yù)訂。

   在不同季節(jié)，不同的航線要求計劃訂票的時間有區(qū)別。

   一般情況下，本著穩(wěn)妥和優(yōu)化航線及價格的原則，出境團(tuán)隊機(jī)票的預(yù)訂時間：遠(yuǎn)程線路約出發(fā)前1個月至2個月預(yù)訂，近程線路約提前半個月至1個月預(yù)訂。

六、審驗資料、辦理簽證

 （一）收取參團(tuán)資料

 

   去香港、澳門，要提前辦理港澳通行證，出發(fā)前再辦簽注；

   去臺灣，要提前填寫大陸地區(qū)人民出入臺灣地區(qū)申請書，然后用提供的資料辦理入臺證；

   如果去東南亞國家，簽證資料要求相對簡單，要提供護(hù)照和照片辦理；

   如果去亞洲其他國家如日本和歐洲、大洋洲、美洲的一些國家，也需要護(hù)照和其他相應(yīng)的資料辦理簽證，但是資料要求就相對多些，也比較嚴(yán)格，并且要保證所需的證件沒有過期，是有效的。

 （二）審驗簽證資料

 

   一般情況下，申請人必須提供有效期六個月以上的護(hù)照原件，但有些國家如美國、加拿大等需要1年以上有效期方可進(jìn)入。

   護(hù)照的最后一頁必須由本人簽字；如果是換發(fā)的護(hù)照還要提供舊護(hù)照；有拒簽史的客人，要提供拒簽說明。

   本人填寫團(tuán)體旅游用簽證申請書相關(guān)資料，要用簽字筆填寫，整潔美觀，簽名處一定要由客人本人簽名。

   3.在職人員提供材料

 

   加蓋公章的公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，公司提供的在職證明（在職證明規(guī)定用單位抬頭紙，內(nèi)容包括申請人的姓名、性別、出生日期、年齡、護(hù)照號碼，從何時起在公司任職、現(xiàn)任職務(wù)，加蓋公司公章）。

   機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員提供法人代碼證復(fù)印件和上述格式的在職證明。

   一是遞交有效的護(hù)照

 

   五是大使館或者領(lǐng)事館，呈報國內(nèi)主管部屬門審查批準(zhǔn)

 

   六是前往國家的主管部門，將審批意見通知駐該國使領(lǐng)館

   準(zhǔn)確掌握簽證辦理所需工作日，保證簽證后交通票據(jù)的購買、出境名單的辦理、與境外地接社確認(rèn)接待事項等操作有充足的預(yù)留時間，使得計調(diào)操作有計劃按步驟進(jìn)行。游客的旅游目的地不同，簽證所需工作日不同，使館在周六、周日不受理簽證，節(jié)假日休息。所以計調(diào)員一定要掌握好送簽時間。否則，一旦簽證延誤，整個團(tuán)隊都無法按期出發(fā)，損失嚴(yán)重。

   很多發(fā)達(dá)國家（如美國和歐洲國家）辦理簽證申請都需要提前預(yù)約，如電話預(yù)約、在線預(yù)約和郵件預(yù)約。預(yù)約時間確定才可以在預(yù)約當(dāng)天去領(lǐng)館交材料。

   一般發(fā)展中國家如東南亞辦理簽證，通常都不需要預(yù)約，可直接交材料給使館。部分發(fā)達(dá)國家也不需要預(yù)約，如加拿大和澳大利亞，新西蘭等。

七、簽合同、上名單

 （一）簽合同

 

   簽證成功之后，必須與游客簽訂出境旅游合同。

   根據(jù)出境旅游合同的要求，填寫相關(guān)項目，并且要將合同的內(nèi)容告知游客。

   合同簽好之后確認(rèn)團(tuán)費、保證金與擔(dān)保函是否收齊。

 （二）上名單

 

   3、上保險系統(tǒng)

八、督促書面確認(rèn)、發(fā)正式計劃

   一定要督促境外接待社在最短的時間內(nèi)（8—24小時）書面確認(rèn)。確認(rèn)重點為：境外機(jī)（車、船）票、用房、用車、結(jié)算等事宜。 

   出境計調(diào)應(yīng)該在團(tuán)隊到達(dá)境外第1 站前10 一15天內(nèi)，將正式計劃郵寄或傳真至境外接待社。

   正式計劃內(nèi)容包括發(fā)團(tuán)確認(rèn)書，團(tuán)隊行程和各項服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)及特殊要求。

   正式計劃用正式文件的格式打印，并加蓋旅行社公章，每地寄出兩份以上。

九、出機(jī)票、派領(lǐng)隊

   待團(tuán)隊出簽后，出境計調(diào)要通知航空公司出票。

   團(tuán)隊票價格與散客票價格一般差別較大，所以航空公司規(guī)定團(tuán)隊機(jī)票一旦出票，人數(shù)不可增減，不得退票，不得簽轉(zhuǎn)，不得變更航班，不得換人。

   派遣海外領(lǐng)隊，需要提前10天安排，并第一時間通知領(lǐng)隊，以便領(lǐng)隊做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。

十、召開行前說明會

   5.說明有關(guān)注意事項

十一、召開行前說明會

   根據(jù)最終落實的團(tuán)隊情況向海外領(lǐng)隊派發(fā)出團(tuán)通知書。給游客的出團(tuán)通知書上包含團(tuán)隊的行程、出發(fā)時間、地點、緊急聯(lián)系人姓名、電話、注意事項等信息。

十二、確認(rèn)付款、發(fā)團(tuán)

   出發(fā)前24小時與對方核對計劃 ，要求對方最終確認(rèn)，向?qū)Ψ酱咭唇Y(jié)算單〉。

   確認(rèn)團(tuán)隊質(zhì)量無異議，經(jīng)財務(wù)部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，（允許預(yù)付）將團(tuán)款匯入地接社賬戶。

 （二）發(fā)團(tuán)

 

   按照約定的出團(tuán)時間，把團(tuán)隊送到機(jī)場，辦理好出境相關(guān)手續(xù)，讓團(tuán)隊順利出境。

   在出團(tuán)期間，出境計調(diào)保持手機(jī)24小時開機(jī)，跟進(jìn)團(tuán)隊進(jìn)展?fàn)顩r，如有問題，及時與地接溝通、處理。

十三、后續(xù)工作

   出境旅游團(tuán)隊回國后，2-5個工作日之內(nèi)，根據(jù)使領(lǐng)館的銷簽要求，出境組團(tuán)計調(diào)應(yīng)將銷簽所需資料收齊并交使館銷簽。

 （二）費用結(jié)算

 

   1．領(lǐng)隊報賬；2.與境外地接社結(jié)賬。

 （三）歸檔總結(jié)

 

   團(tuán)隊結(jié)束后，要將所有操作傳真及單據(jù)復(fù)印留檔，作為操作完畢團(tuán)隊資料歸檔。

   團(tuán)隊操作流程結(jié)束，最后需要跟蹤團(tuán)隊反饋，記錄下團(tuán)隊歷史記錄中的重要信息，以便今后取長補(bǔ)短。

 （四）調(diào)整產(chǎn)品